Пролог
Дебрифинг – важная составляющая любого проекта, будь то создание сайта или съёмка видеоролика. Однако его часто путают с брифингом. Заваривайте чай, усаживайтесь удобнее – сегодня расскажем, что такое ДЕбрифинг и в чём же разница. Начнём :)
[Не спойлер! Текст будет полезен для всех – как для начинающих аналитиков и ПМ, так и для заказчиков]
Глава 1
Брифинг и дебрифинг – в чём разница?
Слегка погрузимся в работу компаний, которые создают сайты, сервисы, дизайн, тексты, видеоролики, рекламные и маркетинговые стратегии – что угодно, процессы схожи. В начале проекта компании-разработчику важно понять, что хочет заказчик и какое решение можно предложить. Как раз для этого и брифуют – задают вопросы, получают ответы – чаще всего, этим занимается отдел продаж.
Брифинг – это первый контакт с заказчиком, краткий разговор о проекте и будущих задачах
После готовят коммерческое предложение с этапами, сроками, стоимостью, прочими нюансами и презентуют его потенциальному клиенту. Всё устраивает, пожали руки – значит можно стартовать.
Переместимся к нам в офис. После брифинга и заключения договора в МИТРЕ начинается цикл разработки, и первый его этап – глубокая аналитика. Тут вступает в дело дебрифинг, главная задача которого – погружение в проект и уточнение детальной информации.
Дебрифинг – это повторное и максимально подробное интервью заказчика о будущем проекте
Глава 2
Как готовимся к дебрифингу?
Планируют дебрифинг всегда заранее. Руководитель проекта договаривается с командой заказчика о встрече или видеозвонке и согласовывает время, место и состав участников. А аналитик изучает вводную информацию, в том числе бриф и коммерческое предложение, и готовит вопросы для дебрифинга.
Проекты всегда разные, поэтому для каждого нужно готовить свой уникальный список вопросов. Желательно, выстроить дебриф так, чтобы обсудить все грани проекта и получить максимально полную информацию, необходимую для разработки.
Для этого при подготовке вопросы можно разбить на логические блоки, так чтобы они они последовательно сменяли друг друга – плавно переходили от темы к теме, от общего к частному. Набор таких блоков варьируется в зависимости от проекта, но эти есть в каждом дебрифе:
- Про цели и причины разработки
- Про целевую аудиторию и географию бизнеса
- Про конкурентов
- Про компанию и бизнес
- Про бизнес-процессы
- Про функционал и интеграции
- Про визуальный стиль
- Про планы и стратегию проекта
В среднем на одном проекте получается 30-45 вопросов. Бывает больше. Блоки тоже могут различаться по размеру. Как правило, самые большие про бизнес-процессы, функционал и интеграции — они могут занимать 50% брифа.
Совет :)
Чтобы получить максимум пользы и ответов на встрече, отправьте список вопросов заранее. Так заказчик сможет подготовиться (в том числе морально) и позвать специалистов своей компании, которые точно знают ответы.
Глава 3
Как проходит дебрифинг?
Основная задача руководителя проекта на дебрифинге – координация работы двух команд: заказчика и разработчика. Поэтому, первым делом, он знакомит всех участников и рассказывает о регламенте встречи – целях и таймингах.
Настя руководитель проектов Обычно, я начинаю дебриф вот так:
«Добрый день!
Сегодня наша встреча посвящена первому шагу разработки – аналитике проекта. С нашей стороны на звонке присутствует аналитик %username%. Он/она изучили все вводные по проекту и подготовили список вопросов. Часть вопросов может повторять те, что задавали вам наши коллеги из отдела продаж — это нормально. Нам важно убедиться, что мы получили полную и достоверную информацию по проекту, и что при передаче проекта не потерялись никакие важные нюансы. К тому же, у вас могли появиться какие-то новые мысли, идеи, требования — нам будет полезно узнать о них.
Получив ответы на вопросы, мы сможем чётко обозначить границы проекта и начать разрабатывать структуру сервиса, сайта, приложения…По времени сегодня ориентируемся на час. Если какие-то вопросы разобрать не успеем, ничего страшного – посмотрим, какие вопросы остались, и либо отправим вам их после звонка, либо согласуем дополнительный созвон. Какие у вас есть вопросы перед стартом дебрифа? Отлично, тогда передаю слово аналитику…»
Затем включается аналитик – задаёт вопросы по подготовленному плану и параллельно подробно фиксирует ответы.
Глава 4
Заказчик не ответил на некоторые вопросы – как быть?
Иногда вопросы из брифа остаются без ответов. Паниковать или расстраиваться не стоит – лучше найти причину, по которой это произошло, и решить её. Вот какие бывают варианты — заказчик не ответил, потому что:
- Не успел – тогда назначьте дополнительный созвон или попросите его выслать письменный ответ
- Не знает – предложите ему уточнить информацию у специалистов своей команды, которые в курсе, и обсудить этот вопрос позже
- Не знает и откопать инфу негде – договоритесь, что изучите это самостоятельно и обсудите рисёч позже. Например, вы задали заказчику вопрос про тарификацию — как они планируют монетизировать проект и какие тарифы будут? А в ответ тишина. Исследуйте проблему и согласуйте подходящие варианты с заказчиком.
Глава 5
А что дальше?
После встречи руководитель проекта всегда отправляет заказчику письмо с кратким резюме и файл с вопросами и ответами – если у того появляются дополнения к ответам, он может добавить их в файл отдельным комментарием.
Аналитику информации с дебрифа достаточно, теперь можно начинать полномасштабные исследования по проекту. В процессе неизбежно будут появляться уточняющие вопросы — их уже обсуждают отдельно.
Вместо эпилога
Итак, порция полезных советов, которые помогут провести успешный дебрифинг:
Совет №1
Используйте меньше профессиональных терминов
Сленг не сделает вас экспертнее, а только затруднит коммуникацию – заказчик основательно разбирается в своём бизнесе, но может не знать всего о digital. Используйте терминологию только при необходимости и обязательно уточняйте, понял ли вас собеседник. Если нет, объясняйте проще – так повысится продуктивность разговора и взаимопонимание.
Совет №2
Контролируйте время
Желание впихнуть в один разговор всё и сразу – одна из самых больших ошибок. Смилуйтесь над заказчиком (да и над собой тоже) и не затягивайте дебрифинг. Оптимальное время беседы 1,5 часа – потом уже и силы заканчиваются, и концентрация теряется. Если вопросов сильно много, сделайте непродолжительный перерыв или разбейте дебрифинг на 2 части.
Совет №3
Погружайтесь в детали
Уточняйте полученную информацию и задавайте дополнительные вопросы. Полные, развёрнутые объяснения заказчика позволят глубже погрузиться в его бизнес, а значит и аналитика получится более точной.
Совет №4
Зафиксируйте полученные ответы
Уточнять детали хорошо, а вот переспрашивать одно и тоже по несколько раз – не очень. Фиксируйте ответы – чем точнее запишете, тем проще будет делать аналитику.
Совет №5
Отправьте резюме заказчику
После дебрифинга зафиксируйте итоги встречи и отправьте их заказчику. Не забудьте и про таблицу с вопросами-ответами.
